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E-Mail senden und empfangen |
| Von Stefan Bucher Erstellt: 22.04.2003 Geändert: 31.12.2003 |
Inhalt
- Internetdienst E-Mail
- Technische Voraussetzungen
- E-Mail via Webmail
- E-Mail via E-Mail-Client
- «An» und «Betreff»
- «CC» – Kopie an
- «BCC» – unsichtbare Kopie an
- Datenanhänge (Attachments)
- E-Mail-Link auf Web-Seiten
Internetdienst E-Mail
E-Mail ist der am meisten genutzte Dienst des Internets. Das Versenden von elektronischer Post ist überaus beliebt und hat sich bei privaten Nutzern wie auch im Geschäftsalltag fest etabliert. Kommunizieren via E-Mail ist schnell, zuverlässig und günstig. Die E-Mail-Adresse auf Visitenkarten ist fast nicht mehr wegzudenken.
Allerdings hat der E-Mail-Dienst auch seine Schattenseiten. E-Mails
bringen Viren und Spam (unerwünschte Massenwerbesendungen)
auf den heimischen PC. Tatsächlich wird der E-Mail-Dienst massiv missbraucht.
Im Jahr 2003 sollen zwei von drei E-Mails unerwünscht oder bösartig
gewesen sein, haben Studien ergeben. Ärger, Fehlfunktionen oder gar Datenverlust
sind die Folge. Zudem können E-Mails falsch adressiert werden, nicht ankommen
oder wegen grossen Datenanhängen die Mailbox verstopfen.
Den meisten von diesen Problemen kann durch gekonnte Anwendung begegnet
werden.
Gemäss Rechtschreibe-DUDEN ist das Wort E-Mail feminin, die korrekte Schreibweise ist daher «die E-Mail». An die Schreibweise des Wortes E-Mail will ich mich halten. Falsch sind demnach «Email», «E-mail» oder andere Schreibweisen. «Die» E-Mail mag im schweizerischen Sprachgebrauch als eigentümlich erscheinen. Aus der Mundart würden wir eher «das E-Mail» ableiten. Trotzdem möchte ich mich auch daran halten und schreibe deshalb von der E-Mail.
Technische Voraussetzungen
Eine E-Mail-Adresse gibt es kostenlos für jeden. Sie können sich ein
E-Mail-Konto (Englisch: Account) bei einem Anbieter Ihrer
Wahl einrichten. Bekanntester Anbieter ist Hotmail (unter msn.com,
ein Service von Microsoft). Ebenfalls weit verbreitet ist gmx. Gratis-E-Mail-Accounts
gibt es auch von swissonline, Sunrise und Bluewin und von vielen anderen
Internet-Service-Providern (ISP, deutsch: Internet-Service-Anbieter).
Sie als Nutzerin oder Nutzer sind auf einen Internet-Anbieter angewiesen,
weil nur diese Firmen über die Infrastruktur verfügen, die für
den Betrieb von Web- und E-Mail-Dienst benötigt werden.
Bei Ihrer Anmeldung für ein E-Mail-Konto werden Sie gebeten, einen
Namen anzugeben, auf den Ihre E-Mail-Adresse lauten soll. Dieser
Benutzermame ist in der E-Mail-Adresse der Teil vor dem Trennzeichen «@»
(steht für das englische Wort «at», sprich «ät»).
Die E-Mail-Adresse – als Beispiel bei hispeed – sieht dann
wie folgt aus:
ihrname@hispeed.ch
Der Teil hinter dem @-Zeichen ist der Server-Name des Providers.
Natürlich können Sie nur einen Namen wählen, der nicht bereits verwendet wird. Aus diesem Grund sind bei der Anmeldung möglicherweise mehrere Versuche notwendig.
Für Ihren persönlichen E-Mail-Account benötigen Sie neben dem Benutzernamen ein Zugangspasswort. Das ist eine Buchstaben-/Zahlenfolge, die ihnen entweder vom Provider mitgeteilt wird, oder die Sie selbst bestimmen (notieren und aufbehalten).
Wollen Sie nun Ihre E-Mails lesen oder E-Mails schreiben, müssen Sie sich beim Mail-Server Ihres Providers anmelden. Der Mail-Server des Providers ist ein Computer, der speziel für den E-Mail-Dienst im Internet eingerichtet ist (siehe auch Internet-Grundlagen).
Das Versenden und das Empfangen funktioniert technisch über unterschiedliche Protokolle. Deshalb gibt es je einen Postausgangsserver und einen Posteingangsserver.
- Der Postausgangsserver kommuniziert über SMTP. Sein Name im Internet lautet in unserem Beispiel auf smtp.hispeed.ch
- Der Posteingangsserver kommuniziert über POP3. Sein Name lautet pop.hispeed.ch. Eine Alternative zu POP3 ist das IMAP-4-Protokoll.
E-Mail via Webmail
Die Provider bieten auf ihrer Website einen Bereich mit Zugriff auf das
E-Mail-Konto an. Der Service wird als Webmail bezeichnet.
Um via Webmail auf Ihre E-Mails zuzugreifen, müssen Sie sich auf der entsprechenden
Web-Seite einloggen («Login»=anmelden). Dazu werden
meist Benutzername/E-Mail-Adresse und Zugangspasswort benötigt.
Einmal eingeloggt bekommen Sie Zugriff auf Ihre «Inbox» (Posteingang), sozusagen dem Briefkasten, in dem Ihre elektronische Post eintrifft.
Die eingegangenen E-Mail-Nachrichten können Sie nun nach Ihren Wünschen weiterverarbeiten. Die E-Mail-Standardfunktionen sind:
- Antworten
Eine E-Mail-Antwort an den Absender senden. Der ursprüngliche Text wird als «Zitat» in die Antwort eingefügt. - Antworten an alle
Eine E-Mail-Antwort an den Absender sowie die Empfänger unter «CC» senden. - Weiterleiten
Eine E-Mail an weitere Empfänger versenden. Sie können dazu auch einen eigenen Text hinzufügen. - Löschen
Eine E-Mail in den «Papierkorb» («Trash») verschieben und später ganz löschen. - Speichern
Eine E-Mail in ein Mail-Verzeichnis verschieben oder auf Ihrer Festplatte speichern. - Anhängen von Daten
Siehe Datenanhänge (Attachments).
Natürlich können Sie neue Nachrichten erstellen und diese versenden.
Gesendete Mails bleiben in der «Outbox» (oder Ordner «Sent»)
gespeichert.
Die meisten Webmail-Angebote bieten zudem ein Adressbuch an, in dem Sie
die E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte speichern können.
Vorteil des Webmails ist, dass Sie von überall her via WWW auf Ihre E-Mails zugreifen können, auch wenn Sie beispielsweise in den Ferien sind.
Für den täglichen E-Mail-Gebrauch empfiehlt es sich jedoch, ein E-Mail-Programm auf Ihrem Computer zu benutzen.
E-Mail via Mail-Client
Ein spezialisiertes E-Mail-Programm auf Ihrem Computer ist beispielsweise Microsoft Outlook Express. Die Web-Browser Netscape/Mozilla haben ein Mail-Programm integriert.
Über das Mail-Programm greifen Sie mit Ihrem Computer als Client direkt auf einen Mail-Server zu. Deshalb werden E-Mail-Programme Mail-Clients genannt. Die vorhandenen E-Mails in Ihrer Inbox werden vom Programm heruntergeladen und auf Ihrem Computer gespeichert. Im Normalfall sind die auf dem PC gespeicherten Mails auf dem Server nicht mehr verfügbar.
Im Mail-Client können Sie für Ihre E-Mail-Adresse ein Konto einrichten (Im Outlook: Menü Extras > Konten). Sie geben dort alle relevanten Daten Ihres E-Mail-Accounts ein. Das sind:
- Benutzername
- Passwort
- Posteingangserver
- Postausgangserver
Achtung: Der Postausgangserver (SMTP) hängt vom Anbieter ab, über den
Sie sich in Internet einwählen. Das ist möglicherweise ein anderer als
der von Ihrem E-Mail-Anbieter. Ein Beispiel: Sie haben eine E-Mail muster@hotmail.com.
Sie haben einen kostenlosen Internetzugang (Dial-Up) von sunrise freesurf.
Ihr Postausgangserver lautet in diesem Fall auf «smtp.freesurf.ch».
Im E-Mail-Client stehen Ihnen selbstverständlich alle Standard-Funktionen zur Verfügung. Meistens bietet Ihnen der Mail-Client auf Ihrem eigenen Computer gegenüber dem Webmail aber weitere Leistungen.
Beispielsweise können Sie zahlreiche Verzeichnisse anlegen, in denen Sie Ihre Mails speichern. Sie können Signaturen anlegen. Das ist wie ein Briefkopf, in dem Ihre persönlichen Angaben wie Name, Funktion, Adresse usw. enthalten sind. Die Signatur können sie automatisch jedem neuen Mail, das Sie schreiben, hinzufügen lassen. Zudem können Sie Mail-Vorlagen (auch Templates genannt) abspeichern, die sie für Ihre Zwecke häufig verwenden. Eine weitere Funktion sind die so genannten Filter. Sie können beispielsweise E-Mails mit einer bestimmten Betreffzeile direkt in ein vordefiniertes Verzeichnis umleiten lassen. Oder Sie können Mails eines einzelnen Absenders direkt löschen lassen.
«An» und «Betreff»
Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen (egal, ob im Webmail oder im E-Mail-Client), müssen Sie verschiedene Felder ausfüllen:
An: Hier geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
Bei einigen Mail-Clients können Sie die gespeicherten Adressen aus Ihrem
Adressbuch beziehen. Das Programm gibt ihnen schon einmal eingegebene
Adressen vor, wenn Sie im Feld einen Empfänger eintippen.
Betreff: In dieses Feld geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung Ihrer E-Mail-Nachricht ein. Anhand der Betreffzeile sieht der Empfänger, um was es in der E-Mail-Nachricht geht. Einige Mail-Clients geben eine Fehlermeldung aus, wenn Sie die Betreffzeile leer lassen. Es empfiehlt sich tatsächlich, Mails immer mit einem Betreff zu versehen.
Text: In das Hauptfenster schreiben Sie Ihre Nachricht.
Die meisten Mail-Clients unterstützen zwei Formate: Nachricht als reiner
Text oder als HTML-formatierter
Text (auch Rich-Text). Es wird empfohlen, dass Sie Ihre E-Mail-Nachrichten
als reiner Text versenden. Das HTML-Format hat im E-Mail-Verkehr einige
Nachteile. Zum Beispiel können Sie nicht sicher sein, ob der Mail-Client
des Empfängers HTML-Mails überhaupt anzeigen kann. HTML-Mails haben zudem
eine grössere Datenmenge, was die Übertragung verlangsamt. Weiter können
via HTML-Mails leichter Viren versendet werden.
Klicken Sie nun auf «Senden», so geht Ihre E-Mail raus.
«CC» – Kopie an
Möchten Sie eine E-Mail an mehrere Personen versenden? Dazu hält Ihr E-Mail-Programm die Funktion «CC:» bereit. «CC» steht für Carbon Copy. Stellen Sie sich einen Durchschlag mittels Kohlepapier vor. Das Ergebnis ist also eine Kopie der Originalnachricht. Geben Sie unter CC nun eine (oder durch Kommas getrennt mehrere) E-Mail-Adresse ein, erhält auch dieser Empfänger die Mail-Nachricht.
Alle CC-Empfänger können in der übermittelten E-Mail erkennen, an welche E-Mail-Adressen Sie die Nachricht verschickt haben. Sie tauschen somit die E-Mail-Adressen unter Ihren Freunden oder Geschäftspartnern offen aus.
Weil die E-Mail-Adresse aus Sicht des Datenschutzes eine schützenswerte
persönliche Information darstellt, sind auch Sie für die kontrollierte
Verbreitung dieser Daten verantwortlich. Hinweise zu den gesetzlichen
Grundlagen finden Sie auf den Seiten des Eidgenössischen
Datenschutzbeauftragten.
Um die E-Mail-Adressen anderer Personen besser zu schützen, bietet der
E-Mail-Dienst eine weitere Funktion an.
«BCC» – unsichtbare Kopie an
Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Personen versenden, die sich untereinander nicht kennen, sind Sie dazu angehalten, die Adress-Daten zu verdecken. Die «BCC»-Funktion erlaubt dies. «BCC» steht für Blind Carbon Copy, so zu sagen eine unsichtbare Kohlepapier-Kopie. Wie unter CC geben Sie unter BCC die Empfänger-Adressen ein. In der übermittelten Nachricht sind diese E-Mail-Adressen jedoch nicht sichtbar.
Stellen Sie sich vor, Sie versenden für Ihren Verein oder für Ihr Geschäft eine Medienmitteilung per E-Mail. Folgende Punkte sollten Sie beachten:
- Geben Sie im Feld «An:» Ihre eigene E-Mail-Adresse ein.
- Alle weiteren Empfänger tragen Sie unter «BCC:» ein.
- Als Betreff wählen Sie einen aussagekräftigen, kurzen Titel.
- Senden Sie die E-Mail-Nachricht als reiner Text (nicht HTML).
- Geben Sie in der Signatur genaue Kontaktangaben (Name, Funktion, Telefon, E-Mail- und WWW-Adresse) an.
- Versenden Sie die E-Mail nur an für Ihre Zwecke geeignete Redaktionen.
- Senden Sie keine Datenanhänge mit.
Datenanhänge (Attachments)
Ein Zusatz zu den E-Mail-Protokollen erlaubt es, Dokumente in verschiedenen Datei-Formaten als Anhang an E-Mails zu versenden. Das Büroklammer-Symbol deutet auf Anhänge (auch Anlagen) an E-Mail-Nachrichten hin. Um selber ein Attachment einer E-Mail anzuhängen, wählen Sie im Outlook Express Im Menü Einfügen > Anlage.
Auf diese Weise können Sie beispielsweise Fotos per E-Mail versenden oder Word-, PDF-, PowerPoint-Dokumente an Bekannte übermitteln.
Zwei Probleme können beim Verkehr mit Attachments vorkommen:
- Sie selbst oder Ihre Empfänger können einen Anhang nicht öffnen, weil der Computer das Dateiformat nicht erkennt. Versenden Sie deshalb keine unbekannten, seltenen Dateiformate als E-Mail-Anhang. Am Besten vergewissern Sie sich vorher, ob Ihr Empfänger das gewählte Format öffnen kann.
- Das herunterladen einer E-Mail dauert sehr lange, weil ein Attachment mit grosser Datenmenge angehängt ist. Versenden Sie deshalb keine Dateien über 500 KB. Grössere Dateien sollten sie komprimieren (Zip). Es gibt Anbieter, die die maximale Grösse von E-Mails einschränken. Einige Firmen lassen E-Mail-Anhänge überhaupt nicht zu.
Datenanhänge sind ausserdem ein Virus-Risiko. So können beispielsweise Microsoft «Word»-Dukumente so genannte Makroviren enthalten. In diesem und anderen Fällen könnte es sein, dass eine Anti-Viren-Software den Empfang der E-Mail-Nachricht verweigert. Auch zum Schutz vor Viren verbieten einige Firmennetzwerke das Empfangen von Attachments.
E-Mail-Link auf Web-Seiten
Beim Surfen im World Wide Web sind Sie bestimmt auch schon auf einen Link in Form einer E-Mail-Adresse gestossen.
Beispiel: Senden Sie uns eine E-Mail: bundesrat@admin.ch
Klicken Sie auf einen solchen Link, öffnet sich automatisch ein neues Fenster des E-Mail-Programms, das Sie auf Ihrem Computer als Standard-Mail-Client eingerichtet haben. Sie haben die Möglichkeit sofort eine Nachricht an die Empfängeradresse des E-Mail-Links zu senden.
Diese Links können neben der E-Mail-Adresse auch CC-Empfänger, Betreff und E-Mail-Text an das E-Mail-Programm übermitteln. Die Angaben finden Sie dann in dem neuen Mail-Fenster bereits eingetragen.
Für Sie als Anwender wird es dann unübersichtlich, wenn sich das E-Mail-Programm öffnet, nachdem Sie einen Link geklickt haben, der nicht nach einer E-Mail-Adresse aussah. Vielleicht haben Sie auf «Kontakt» oder auf einen Namen geklickt. Und Sie hätten ein Formular oder ein Porträt der Person erwartet.
An Web-Entwickler richtet sich deshalb die Empfehlung, E-Mail-Links nur in Form einer E-Mail-Adresse oder mit einer Bezeichnung wie «E-Mail senden» einzusetzen (siehe Jacob Nielsens «Top Ten Web-Design Mistakes of 2002», Punkt 10 ).
Quellen und Links
- Die 10 grössten E-Mailsünden, http://www.kundennutzen.ch/mailsuenden.shtm
- Die E-Mail-Grund-Grundtipps, http://www.jacomet.ch/surfkurs/tipsmail.htm
- E-Mail und Spam, http://www.drweb.de/email/index.shtml
- Das Geheimnis der »blinden Durchschläge«, http://www.trollpress.de/bcc/